Come gestire il Daily Stand Up Meeting in 15 minuti

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Il daily stand up meeting è la riunione di 15 minuti che rende i team più produttivi ed efficienti perché rappresenta il costante allineamento fra i partecipanti al progetto.

15 minuti che alimentano la produttività

Le riunioni, se ben fatte, sono la forma di comunicazione più efficace in qualsiasi luogo di lavoro. Offrono a tutti la possibilità di comunicare e confrontarsi, impediscono la perdita di messaggi importanti, magari archiviati in una etichetta della casella di posta e offrono ai manager la possibilità di trascorrere tempo prezioso con i propri collaboratori.

Non tutte le riunioni, però, devono sfociare in una lunga conversazione o un dibattito di gruppo. In molte aziende e ambienti di lavoro, le riunioni in piedi sono diventate un modello popolare per discutere attività a breve termine e aumentare la produttività all’interno di un team.

Ottenere il massimo dal Daily Stand Up Meeting richiede disciplina, pianificazione e organizzazione.

Sai perché? Te lo spieghiamo qui.

Perché organizzare il Daily Stand Up Meeting e viverlo bene?

L’obiettivo è quello di ottenere l’allineamento e favorire un rapido scambio di informazioni tra manager, team leader e membri del team.

A differenza del tradizionale formato delle riunioni, riservato a conversazioni più estese e analisi dettagliate, i Daily Stand-up sono progettati in questo modo:

Si concentrano sul breve termine
Includono meno di 10 persone
Identificano chi sta lavorando su quali compiti
Evidenziano problemi e ostacoli
Time boxed è una delle chiavi di buona riuscita
Hanno programmi prestabiliti che cambiano raramente
Promuovono la produttività a breve termine

Ciò che rende particolarmente efficace il Daily stand-up Meeting è la sua breve durata e la sua portata altamente focalizzata. Per rendere efficaci questi rapidi momenti di confronto, i manager e i team leader devono stabilire confini molto chiari su ciò che deve essere discusso durante la riunione e cosa no.

Sentirai spesso che i Daily Stand up Meeting dovrebbero rispondere a tre semplici domande:

Cosa hai realizzato ieri?
Cosa stai facendo oggi?
Quali ostacoli ci sono?

Questo è vero. Tuttavia, in realtà, la riunione giornaliera dovrebbe concentrarsi soprattutto su ciò che è importante per te e per la tua attività, rispetto agli obiettivi del progetto.

Ecco alcuni suggerimenti e pratiche su come tenere riunioni brevi ed efficaci con il tuo team:

1. Impostare chiaramente le regole di base

La più grande sfida che i leader affrontano è arginare la tendenza dei partecipanti a perdere di vista la mentalità di get-in, get-out, trasformando quello che dovrebbe essere un rapido briefing in una discussione a tutto campo. Per aiutare ad avviare il Daily Meeting nel modo giusto, è necessario impostare alcune regole di base essenziali per i partecipanti.

Regole di base consigliate per Daily Stand Up Meeting:

Stabilire un limite di tempo per consentire alle persone di parlare e alla riunione nel suo insieme.
Iniziare in tempo, ogni volta.
Aspettarsi che le persone coinvolte arrivino preparate.
Se i partecipanti non possono esserci, è bene che mandino qualche collega in loro vece
Rimanere concentrati per i 10 – 15 minuti della riunione

2. Dove si può fare un Daily Stand up Meeting? Indovina un po’ …

C’è una ragione per cui vengono chiamate riunioni “Stand Up”. Può sembrare piuttosto ovvio, ma introdurre sedie comode e tavolo come in una sala conferenze su cui poter posizionare il portatile invitano le persone a discussioni prolungate.

Al contrario, far stare le persone in piedi per 15 minuti nello stesso posto li manterrà in attività. Dopo quei 15 minuti, le persone avranno voglia di rimettersi in movimento.

E, diciamocelo, un ambiente rilassato per sedersi e godersi una tazza di caffè invita qualcuno a raccontare una buona storia (che richiede tempo), ed è l’opposto della produttività.

Altri suggerimenti per la posizione della riunione in piedi:

Rimuovi le sedie se necessario.
Pubblica le regole di base come promemoria di ciò che è previsto.
Assicurati che un orologio sia molto visibile, per enfatizzare l’attenzione sulla tempestività.

3. Trovare un orario che vada bene per tutti

Per fare in modo che il Daily Stand Up funzioni davvero per il tuo team e per ottenere l’incremento di produttività che stai cercando, assicurati di trovare un momento della giornata che funzioni effettivamente per tutti coloro che devono essere coinvolti. Può sembrare scontato, ma questo è un aspetto che dovresti prendere sul serio.

Se i partecipanti hanno difficoltà a partecipare a causa di sovrapposizioni di attività o problemi logistici, il valore dell’incontro sarà scarso e poco partecipato.

Se tenere riunioni di Daily Meeting al mattino è difficoltoso per diversi membri del team che faticano a partecipare, una soluzione può essere cambiare l’incontro alla fine della giornata. Questo può funzionare altrettanto bene e avere una partecipazione molto migliore.

4. Impegnarsi a iniziare in tempo

Prova a pensare a come ti sentiresti nel trascorrere 10 minuti in attesa che le persone partecipino a una riunione di 15 minuti. Non è il miglior modo di sfruttare il tempo di nessuno. Avere la disciplina per iniziare prontamente evita di perdere altro tempo. Può accadere che qualcuno arrivi in ritardo. Se è necessario condividere problemi importanti con il partecipante che è in ritardo, fallo separatamente per evitare ridondanza per gli altri membri del team. Infine, anche se il manager non è presente, la squadra dovrebbe iniziare.

5. Creare un piano di lavoro standard

Per introdurre un elemento visivo nelle stand up meeting, crea un piano di lavoro standard che evidenzi gli elementi chiave di interesse.

Saltare tra gli argomenti ha lo stesso effetto che attendere l’arrivo di partecipanti in ritardo: fa perdere tempo. Pertanto, non solo il piano di lavoro standard fornisce un quadro per gli argomenti di discussione esatti, ma si concentra anche su una categoria alla volta.

Infine, una scheda Kanban ben definita è un altro modo per stabilire le aspettative con il team perché definirà chiaramente gli argomenti di cui devono essere pronti a discutere.

Altri suggerimenti per creare il tuo tavolo da lavoro standard:

Usa colori coerenti per una facile segnalazione visiva
Visualizza informazioni in modo tale che le persone possano vedere le informazioni da distanza
Usa grafici e tabelle per mostrare tendenze e modelli

6. Tutti devono avere la parola

Sia che tu scelga di far sì che ciascun membro copra un singolo argomento o che tu scelga di far sì che ciascun partecipante contribuisca a ciascun elemento del progetto, ognuno di loro dovrebbe partecipare prendendo la parola.

7. Discutere dell’essenziale

Per impedire ai membri del team di uscire dal seminato, non esitare a ricordare rapidamente ai partecipanti che gli obiettivi della discussione sono solo lo scambio di informazioni critiche e quindi consentire alle persone di tornare al lavoro. Non è tempo per una storia e nessuno dovrebbe cercare di risolvere grossi problemi.

Poiché queste riunioni hanno lo scopo di concentrarsi sulla produttività e sulla rimozione dei blocchi, la discussione dovrebbe essere limitata a questi due punti.

”Le riunioni in piedi hanno uno scopo specifico. Non intendono sostituire le normali riunioni del ”Le riunioni in piedi hanno uno scopo specifico. Non intendono sostituire le normali riunioni del personale e le sessioni di coaching dei dipendenti!”

8. Lasciare i grandi argomenti per un’altra volta

Sebbene queste riunioni siano orientate a concentrarsi su attività a breve termine, non è raro che emergano problemi più grandi o questioni strategiche. Ad esempio, se noti che è il quarto giorno consecutivo che le vendite non hanno soddisfatto le aspettative, dovresti probabilmente indagare sul perché, ma la riunione Stand-Up non è il posto giusto per farlo. Le questioni speciali che richiedono discussioni e analisi più complete dovrebbero essere messe da parte. Mantenere la disciplina durante lo Stand-Up meeting e programmare un momento diverso per una discussione più ampia.

9. Sollecitare feedback e opportunità di miglioramento

Come nel caso di qualsiasi processo aziendale, di volta in volta, cerca di ottenere feedback per identificare in quali modi potete migliorare. Raccogli i contributi dei partecipanti che renderanno le tue riunioni più preziose.

Domande chiave da porre per favorire il miglioramento:

Questo meeting ci sta aiutando? In caso contrario, perché no?
Abbiamo convocato i partecipanti giusti? Chi manca o non è necessario?
Ci sono argomenti da aggiungere o rimuovere?
Gli elementi visivi aggiunti possono aiutare la discussione o migliorare la produttività?

Suggerimento: vuoi iniziare le tue riunioni stand up?

L’introduzione del Daily Stand Up Meeting sul posto di lavoro, di persona o virtualmente, può richiedere un po’ di tempo per abituarsi a tutti i soggetti coinvolti. Non aspettarti che le cose si mettano subito al loro posto; sii paziente con il processo.

Ecco alcuni suggerimenti extra per iniziare:

Assicurati che gli obiettivi dello Stand Up meeting siano chiari a tutti. Sono la base per rendere vincente l’incontro.
Non preoccuparti di raggiungere subito l’obiettivo di 15 minuti. Le persone probabilmente avranno bisogno di più tempo all’inizio quando si abitueranno al processo. Basta mirare a rendere ogni incontro più veloce del precedente fino a raggiungere l’obiettivo di 15 minuti.
Trova una frequenza adatta a te. Tradizionalmente, come dice il nome, i Daily Stand-Up sono eventi quotidiani. Ma non esiste una regola che dice che devi farlo. Fai ciò che ha senso per il tuo team e il tuo business. Se le riunioni sembrano forzate o si verificano più velocemente del lavoro stesso, cambia la frequenza.
Ricorda ai partecipanti che l’intenzione non è di riferire al supervisore ma piuttosto di allineare le attività all’interno della squadra.
La cosa più importante per te è trovare un formato e un modo per adattare le riunioni alle tue esigenze. Non forzarle in uno stampo solo perché è quello che fanno tutti gli altri.

Il mito di 15 minuti dello Daily Stand Up Meeting

Lo Stand Up giornaliero per i team distribuiti (soprattutto offshore) in diversi fusi orari può essere piuttosto impegnativo per lo Scrum Master e, di conseguenza, a volte può aggirare il limite di timebox consigliato di 15 minuti. Questo significa che lo Scrum Master è inefficiente, irresponsabile o semplicemente sconsiderato?

Scrum Master opera su vari framework Agile a seconda della cultura dell’organizzazione e della natura del prodotto, dei servizi o della piattaforma. Facilitare gli eventi per i team agile distribuiti su una varietà di fusi orari, può naturalmente forzare una tipica Daily Stand Up a variare il suo intervallo di 15 minuti.

Spesso può capitare che anche su funzionalità molto critiche, forti sprint, la riunione si trascini oltre i 15 minuti.

Allora non può che sorgere la domanda che la prescrizione del timebox di 15 minuti per i tipici team Scrum sia ora un mito per quanto riguarda i team offshore distribuiti.

NON consentire il flusso di comunicazione all’interno del team sarebbe contrario all’AGILITÀ e al valore che i membri del team guadagnerebbero ottenendo le nuove informazioni.

In questo caso, offrire un po’ di spazio di manovra per il timebox di 15 minuti nella lotta giornaliera per i team Agile distribuiti su più fusi orari è sbagliato?

Conclusioni

Lo Stand Up meeting è un ottimo modo per allineare la tua squadra alle attività a breve termine e per identificare i blocchi che stanno influenzando la capacità di svolgere il lavoro. Se stai cercando di far ripartire il tuo team agile e contribuire ad aumentare la produttività, considera di aggiungere un abbraccio di gruppo alla tua routine quotidiana.