Marketing calendar: cos’è e come si pianifica

Se stai pensando che costruire un Team di Marketing Agile sia dare sfogo alle idee di tutti senza seguire un preciso piano e una strategia chiara ti stai sbagliando.

Ricordi quando nelle 50 cose da fare subito in azienda abbiamo parlato dei miti di Agile Marketing?

Mito: Agile non consente una pianificazione a lungo termine. In realtà, agile significa rendere i piani a lungo termine più adattivi.

Ecco, questo spiega perché è importante avere una strategia, realizzare una roadmap e darsi degli obiettivi a medio-lungo termine da condividere con il team.

I team di marketing hanno bisogno di una roadmap – una versione agile del marketing business calendar – che contiene la chiara visualizzazione delle date essenziali.

Una tabella di marcia agile comunica obiettivi di alto livello e milestone riferite ad obiettivi ben precisi per l’azienda, il cliente e il team.
Solitamente viene suddiviso in visualizzazioni settimanali proprio come il calendario che usi tutti i giorni.

Perché hai bisogno di un business calendar?

• La certezza è che i contenuti sono importanti e a maggior ragione i contenuti di qualità.
  Per creare degli articoli che rispettino questo criterio devi fare solo una cosa: mettere al centro il tuo cliente. Devi fare in modo che le persone trovino utile e interessante quello che hai pubblicato.
  Per fare questo devi tuffarti nelle discussioni 🙂
• Devi soddisfare chi cerca i tutorial e chi vuole la risposta giusta al momento giusto, chi cerca spunti di riflessione nel post d’opinione o nelle interviste.

Il business calendar serve a questo. Serve a organizzare i contenuti.

Come fare quindi ad avere sotto controllo le milestone di marketing, a informare il team sugli obiettivi da raggiungere, a chiarire il chi fa cosa attraverso la gestione dei task?

Segui questi semplici passi e vedrai che tutto sarà più agile 🙂

• Crea un documento interno utile per te

  Da un lato c’è il piano editoriale, ovvero quel processo e che ti permette di individuare la struttura della tua attività di marketing. Dall’altro c’è il calendario editoriale. Ovvero quel documento che mette ordine nel marasma di idee, fonti, spunti, possibili sviluppi.

In sintesi hai bisogno di un luogo per trasformare le idee in articoli.
Noi lavoriamo in questo modo:
creiamo delle board per ogni progetto e in tutti abbiamo una swimlane nella quale elenchiamo fonti, idee e contenuti utili raccolti in rete o agli eventi a cui partecipiamo.

In ogni post-it scriviamo l’idea grezza: titolo, possibili sviluppi degli articoli collegati o organizzazione eventi. Da ogni post-it che decidiamo di sviluppare ne devono uscire i titoli da inserire nel calendario.

La condivisione della board di progetto la facciamo con Trello, mentre le idee che sviluppiamo vengono condivise su Google Drive, ma può andare bene anche Dropbox. L’importante è che sia condiviso fra tutti i membri del team.

• Scegli uno strumento

Cosa usi per creare il tuo business calendar? Quale strumento preferisci per far condividere in digitale gli impegni, le attività e le scadenze necessarie per svolgere la tua attività? Ci sono diverse alternative, tutte altrettanto valide:
Documento personalizzato: lo crei tu da zero in base alle tue esigenze
Foglio di calcolo.
Google Calendar.
Noi usiamo un Google Calendar agganciato a Trello perché puoi creare dei task con orario, data, durata, didascalia, allegato per documenti su GDrive.
Inoltre, vero vantaggio di Google Calendar, puoi creare un calendario per ogni progetto. In questo modo puoi organizzare con cura diversi lavori. Noi lo troviamo perfetto sia per i blog che per i social.
Riunire tutto su Google Calendar è il massimo.

Puoi dedicare un calendario condiviso per ogni progetto o uno per ogni canale

• Usa il business calendar per aggiungere dettagli

Hai inserito data di pubblicazione e titolo, ora puoi sfruttare gli spazi del calendario editoriale per comunicare altre informazioni, Ad esempio l’autore che deve pubblicare il post, oppure qualche dettaglio particolare per la condivisione sui social.
Negli spazi del business calendar, in base al progetto che stiamo affrontando, di solito inseriamo:
Data di consegna
Data di pubblicazione
Titolo H1
Tag title
Meta description
Tag e categoria

• Usa i colori

I colori sono fondamentali in un calendario editoriale. Ti permettono di capire subito il ruolo e le caratteristiche dei task. Li puoi usare su Google Calendar o su Excel: sta a te creare una legenda condivisa per i diversi colori. Li puoi usare per indicare l’autore o l’argomento da affrontare sul blog, nella newsletter o sui social.

Se dai un colore a ogni argomento, puoi capire subito se hai imboccato la strada dell’appiattimento. Crea ritmo nelle pubblicazioni, non ti adagiare. Se un argomento ha successo lo puoi favorire, ma ricorda sempre di variare.
Vuoi organizzare il tuo calendario editoriale con Google Calendar? Ti consiglio il modello di Hubspot: ti offre tutte le funzioni per gestire le pubblicazioni del progetto.

• Lascia spazio al margine di manovra

Questo è il punto più importante che Agile ti permette di affrontare in tutta tranquillità.
Il calendario editoriale non deve essere sinonimo di forzatura. Non deve essere una barriera da seguire con i paraocchi: è una regola disciplinare e non un documento immutabile.

C’è una rotta da seguire. Ma cosa fa un team Agile quando incontra una opportunità? Cambia rotta.

Senza preavviso. Coglie l’intuizione, segue i dati e cavalca i rumors per arrivare primo.
Devi sfruttare la leva persuasiva con i lettori. Lettori che non hanno bisogno solo di tutorial, ma anche di articoli capaci di cogliere al volo un’opportunità. Capaci di essere primi. E se non ci riesci? Non seguire l’onda delle ripubblicazioni, non diventare uno dei tanti che rimbalza la notizia.

Se lavori con un buon business calendar, un pò di Agilità e ti lasci guidare anche dai dati il successo è assicurato.